Recibir una demanda laboral genera una reacción casi automática en cualquier dueño de empresa: molestia, desconcierto y la tentación de dejarla en un cajón mientras se decide qué hacer. Es comprensible, y es también el error más caro. En un juicio laboral los plazos corren desde el día de la notificación, y muchas causas se pierden no por falta de razón, sino por lo que la empresa dejó de hacer en las primeras semanas.
Este artículo explica qué hacer apenas llega la demanda, qué reunir y qué riesgos revisar antes de sentarte con tu abogado.
No la dejes para después
Lo primero es mirar la fecha de notificación y la fecha de la audiencia que fija el tribunal. Todo se ordena a partir de esas dos fechas.
En el procedimiento de aplicación general, que es el más común, la empresa debe contestar la demanda por escrito con al menos cinco días hábiles de anticipación a la audiencia preparatoria. Si no contesta, el tribunal puede dar por tácitamente admitidos los hechos que alega el trabajador. En la práctica, eso significa empezar el juicio perdiendo.
Por eso el primer paso, el mismo día que recibes la demanda, es entregarla a tu abogado. No esperes a tener todos los papeles: el abogado necesita saber cuánto tiempo hay para organizarse.
Identifica qué tipo de juicio es
No todas las demandas se tramitan igual, y el plazo para reaccionar cambia bastante según el procedimiento.
Procedimiento de aplicación general. Es el ordinario. Tiene una audiencia preparatoria, donde se fijan los hechos y se ofrece la prueba, y una audiencia de juicio, donde se rinde.
Procedimiento monitorio. Se usa para demandas de menor cuantía. Aquí la situación es más delicada: el juez puede acoger la demanda de inmediato, sin audiencia, y la empresa tiene diez días hábiles desde la notificación para reclamar. Si no reclama en ese plazo, la resolución queda firme. Es el procedimiento donde más empresas pierden por no reaccionar a tiempo.
Procedimiento de tutela de derechos fundamentales. Se usa cuando el trabajador alega que se vulneraron sus derechos: discriminación, acoso, represalias, afectación de su intimidad o de su integridad. Es el de mayor riesgo económico, porque además de las indemnizaciones habituales puede sumar una indemnización adicional de entre seis y once remuneraciones.
La demanda indica el procedimiento en su encabezado. Si no lo identificas con claridad, pregúntale a tu abogado antes que nada.
Las primeras 72 horas: qué reunir
Mientras el abogado estudia la demanda, tu trabajo es juntar la documentación. Una defensa laboral se gana o se pierde con papeles, y los papeles que no aparecen en la audiencia preparatoria después no se pueden presentar.
Reúne, como mínimo:
- El contrato de trabajo y todos sus anexos, incluidos los cambios de cargo, jornada o remuneración
- Las liquidaciones de sueldo de al menos los últimos doce meses, firmadas si las tienes
- El registro de asistencia o control de jornada, especialmente si la demanda reclama horas extraordinarias
- La carta de despido y el comprobante de su envío a la Inspección del Trabajo
- El finiquito, si se firmó, o el borrador y los cálculos, si no
- Los comprobantes de pago de cotizaciones previsionales de todo el período trabajado
- Amonestaciones, correos o mensajes relevantes, si el despido se basó en conductas del trabajador
- El reglamento interno de orden, higiene y seguridad, y constancia de que el trabajador lo recibió
Y una lista de testigos posibles: quiénes presenciaron los hechos, quiénes pueden explicar cómo funcionaba el cargo.
La carta de despido fija la cancha
Si la demanda es por despido, hay una regla que conviene tener clara desde el comienzo: en el juicio, la empresa no puede invocar hechos distintos de los que señaló en la carta de despido.
Esto significa que si la carta dice “incumplimiento grave de las obligaciones del contrato” y no describe qué hizo el trabajador, cuándo y cómo, la defensa queda muy limitada, por buenas razones que la empresa haya tenido. No se puede corregir después.
Por eso, al revisar la demanda con tu abogado, lo primero es releer la carta. Muchas veces el resultado del juicio está escrito ahí.
El riesgo que suele olvidarse: las cotizaciones
Antes de pensar en la defensa de fondo, revisa si las cotizaciones previsionales del trabajador están pagadas completas, mes a mes, durante toda la relación laboral.
Si hay meses impagos al momento del despido, el trabajador puede pedir que se declare la llamada nulidad del despido. Mientras la empresa no pague esas cotizaciones, debe seguir pagando las remuneraciones como si la relación laboral continuara. En juicios que duran muchos meses, esta partida puede terminar siendo más cara que todas las indemnizaciones juntas.
Pídele a quien lleva tu contabilidad un certificado de cotizaciones del trabajador. Si aparece un mes pendiente, pagarlo cuanto antes limita el daño.
¿Conviene conciliar?
En la audiencia preparatoria el juez invita a las partes a llegar a acuerdo. Conciliar no es reconocer que la empresa estaba equivocada: es una decisión económica.
Para tomarla bien necesitas tres números: cuánto pide el trabajador, cuánto podrías perder si el juicio sale mal, y cuánto te cuesta defenderte hasta el final, incluido el tiempo tuyo y de tu equipo. Si el riesgo es alto y la prueba débil, un acuerdo razonable suele ser la mejor salida. Si la prueba es sólida, defenderse tiene sentido.
Lo importante es que la decisión se tome con esos números sobre la mesa, no por cansancio ni por orgullo.
Una última cosa
La mejor defensa laboral empieza antes de la demanda: contratos bien redactados, cotizaciones al día, cartas de despido que describan los hechos con precisión y documentación ordenada. Pero cuando la demanda ya llegó, lo que más pesa es la rapidez. Una [defensa laboral] armada desde el primer día, con los documentos reunidos y los plazos claros, cambia el resultado de muchos juicios que parecían perdidos.